1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續，填寫托運單(shipping note)，亦稱“訂艙委托書”遞送外運公司作為訂艙依據。
2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單(shipping order)交給 進出口 公司填寫，然后由外運公司代表 進出口 公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續。
3、貨物經 海關 查驗放行后，即由船長或大副簽收“收貨單”(又稱大副收據，matereceipt)。收貨單的 船公司 簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式 提單 。
b、 報關
報關 是指進出口貨物裝船出運前，向 海關 申報的手續。按照我國 海關 法規定：凡是進 出國 境的貨物，必須經由設有海關的 港口 、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關申報，經過海關放行后，貨物才可提取或者裝船出口。
當前，我國的進出口公司在辦理 報關 時，必須填寫出口貨物 報關單 ，必要時還需提供出口合同副本、發票、裝箱單或重量單，商品檢驗證書及其他有關證件，向海關申報出口。
c、投保
凡是按c.i.f.價格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時中國人民保險公司辦理投保手續，填制投保單。出口商品的投保的續一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時應將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。由于我進出口公司同中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細單或貨物出運分析單等替代投保單，保險公司接受投保，簽發保險單或保險憑證。
從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項極其細致而復雜的工作。因此，進出口公司為做好出口合同履行，必須加強對出口合同的科學管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度，采取相應的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是買賣合同為對象，根據進程卡片反映的情況，其中包括 信用證 是否開到、貨源能否落實，進行分析排隊。并歸納為四類：即“有證有貨、有證無貨、無證有貨、無證無貨”通發現問題，及時解決。“三平衡”是指以 信用證 為對象，根據 信用證 規定的貨物裝船期和信用的有效期遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況部署，分清輕重緩急，力求做到證、貨、船三方面的銜接和平衡。盡力避免交貨期不準、拖延交貨期或不交貨等現象的產生。
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