出口代理的工作范圍可以分為六個主要部分：(1)聯(lián)絡(luò);(2)展前客戶聯(lián)系;(3)單證辦理及通知現(xiàn)場代理;(4)最佳運輸;(5)現(xiàn)場支持;(6)展后處理/回運;
1、聯(lián)絡(luò)
為了進(jìn)行有效的聯(lián)絡(luò)，協(xié)會成員必須都能夠使用英語進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。所有代理都必須有員工可以說流利的英語。聯(lián)絡(luò)的第二個因素是設(shè)備。所有代理都必須有常設(shè)的國際直線電話、電傳和傳真設(shè)備。一些發(fā)展中和第三世界國家政府可能限制使用傳真，這種情況除外。在其他無限制的情況下，本節(jié)所列設(shè)備是必備的。最后一個要求也是很明顯的一個要求，但是卻不時被忽略的要求是所有代理必須有一個明確的同郵政地址，因為代理可能還有其他業(yè)務(wù)和其他地址。
2、展前與客戶聯(lián)系
在6個工作部分中，這一部分可能是最關(guān)鍵的。因為這一部分工作中任何一項未完全做好都會給展出者的展出工作帶來麻煩。
作為協(xié)會會員的出品代理給展出者的要求必須是內(nèi)容明確、簡潔(展出者不會閱讀空洞冗長詞句)，最重要的是不能有歧義。要求必須使用展出者的語言。出口代理有義務(wù)安排翻譯(由現(xiàn)場代理或展覽會組織者發(fā)出的)基本運輸要求，在任何情況下，不允許出口代理將運輸要求原封不動地轉(zhuǎn)給展出者。
當(dāng)然，在一些情況下語言困難、在更多情況下缺乏地方和技術(shù)知識使基本運輸要求閱讀不易。作為協(xié)會會員的出口代理要努力將要求翻譯的清楚、全面，使展出者能讀懂。
要求必須包括以下內(nèi)容：
(1)單證文件。世界各地的現(xiàn)場代理需要辦理許多不同的單證文件。因為需要準(zhǔn)確的單證說明，最好有樣本。要建議展出者利用ata通關(guān)單證冊以最大限度地減少單證文件，并出具“授權(quán)簽字和修改函”
必須讓展出者完全了解手續(xù)規(guī)定，包括從本國出口并進(jìn)口到展覽會所在國，以及辦理手續(xù)所需的時間。
(2)包裝/標(biāo)識。出口代理應(yīng)當(dāng)了解運輸方式和路線，必須讓展出者知道展覽會所在國有關(guān)包裝的規(guī)定，并注明對特殊貨物的包裝標(biāo)準(zhǔn)。出口代理必須確保所有包裝都按基本要求印有標(biāo)記。
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